Gondoljon bele, milyen nehéz összehozni a nagy családot vagy a baráti társaságot akár csak egy szalonnasütésre is. Egyeztetni kell mindenkivel az időpontot, olyat találni, ami mindenkinek jó lehet. Bevásárolni, de épp annyit, hogy mindenki jól lakjon, de mégse menjen kárba semmi. Előkészíteni a terítéket, esetleg megvenni a papírtányért és a műanyag evőeszközöket, szalvétát, papírtörlőt. Fel kell mérni, hogy kit mit szeret enni, hogy mindenkinek a kedvében járhasson. Ki kell takarítani a helyszínt, legyen az akár a konyha, akár az udvar és még a vendégek kényelméről is gondoskodni kell, az üdítőkről nem is beszélve. Ezek pedig még csak az előkészületek és a beszerzési folyamatok. Ezután következik maga a díszítés, főzés, sütés, terítés. Igen, ez csak egy egyszerű összejövetel.

Nagyobb rendezvények, események esetében komolyabb lépésekre van szükség egy összeszokott csapattól, megbeszélt ütemterv szerint. Ráadásul nem is elég elkezdeni a szervezést az utolsó napokban, de még egy hét is kevés lehet: érdemes legalább 3-4 héttel az esemény előtt elkezdeni a rendezvényszervezést. Ez persze attól függ, hogy mekkora rendezvényről van szó, akár a helyszínt, akár a létszámot tekintve.

A következő bekezdésekben részletezzük, hogy milyen lépései is vannak a rendezvényszervezésnek, és hogy hogyan lehet túlélni és végigcsinálni káosz nélkül ezeket a napokat rendezvényszervezői szemmel.

A megfelelő helyszín kiválasztása

A rendezvény helyszínének kiválasztása egy eléggé összetett feladat. Ahhoz, hogy biztosan tudja, hogy milyen önnek a megfelelő, tudnia kell a rendezvény körülményeit előre. Ilyen például, hogy hány fő vesz részt az alkalmon. Nagyon kellemetlen, ha csak szűkösen vagy egyáltalán nem férnek el a vendégek, de az sem előnyös, ha a nagy teremben elvesznek a meghívottak. Ez a legfontosabb lépés, hiszen a helyszín nem másról, mint a vendégek kényelméről gondoskodik. A legfinomabb falatok sem érnek semmit, ha nincs hely, ahol el lehet fogyasztani.

A vendégek számán kívül fontos még, hogy figyelembe vegyük az időjárási körülményeket. Egy nyári, meleg napon jó választás lehet egy szellősebb, klimatizált helyiség, míg télen figyelni kell a helyszín fűtésére. Kültéri eseményen pedig helyet kell biztosítani arra az esetre is, ha elered az eső vagy egy picit szelesebb lesz az időjárás. Nagyon hamar távozhatnak a vendégek, ha nincs hova menekülniük a csapadék elől.

Fontosak még a helyszín beltéri adottságai. Mennyire díszíthető, hány asztalt lehet elhelyezni benne, mennyire világos vagy éppen kellőképpen lesötétíthető-e.

Végső soron pedig a pénztárca keretei között kell maradni.

Egyedi igények felmérése és egyeztetése

A számos rendezvény során, amit eddig szerveztünk, megannyi igény merült már fel, ezért szinte mindenre be is vagyunk rendezkedve, fel vagyunk készülve. Ahhoz azonban, hogy tényleg minden flottul menjen és megfeleljen az elvárásoknak, fontos a részletek megbeszélésére, megtervezésére időt szánni.

Ilyen például, ha nem a szokásos bútort kéri az ügyfél, vagy egyedi étel- és italigényei vannak. Ezek beszerezésére megvannak a legjobb helyek, partnerek, akik a rendelkezésünkre állnak, azonban még így is plusz időt jelent a beszerzés és a szállítás. Érdemes előre átgondolni, hiszen az utolsó pillanatban történő kapkodás hibázáshoz vezethet.

Ugyanez vonatkozik a díszítésre és a programtervre is. A legtöbb előadónak, művésznek, bűvésznek hetekkel előre be van telve a naptárja, a lehető leghamarabb meg kell velük beszélni a dátumot és az igényeket.

A rendezvényszervezés árajánlatának elkészítése

Az árajánlat minden esetben nagyon összetett, főleg, hogy minden ügyfelünknek és érdeklődőknek egyedileg készítjük el. Függ a kiválasztott ételektől: mind a típusától mind a fogások számától, sőt az alapanyagoktól is. Értelemszerűen minél több fogást készítünk és minél összetettebb az elkészítési folyamat, annál drágább lehet az ajánlat ezen része.

Ugyanez érvényes a helyszínre is. Számos partneri kapcsolatunk alakult ki az évek során különböző helyszínekkel, így ezeket nagyon kedvező áron és rugalmasan tudjuk biztosítani önöknek. Ennek ellenére is igaz az, hogy minél nagyobb, tágasabb, felszereltebb helyet szemeltek ki a kedves ügyfeleink maguknak, annál inkább a pénztárca mélyére kell nyúlni.

Végül pedig a programok is mérvadóak. A programok és az előadók számával nő a kiadott árajánlat nagysága is. A nap vagy az este megszervezése során nagyon különleges és egyedi programlehetőségek közül választhat, amennyiben minket választ. Erről bővebb tájékoztatást kérhet akár e-mailben is vagy elolvashatja nemrégiben megjelent cikkünket a családi napon választható lehetőségekről.

Ajánlat elfogadása és helyszínbejárás

A helyszínbejárás során szoktuk egyeztetni az elrendezést, esetenként alaprajzot is készítünk, ha ügyfelünknek igénye van rá. Ez azért is fontos, mert tudunk kell előre, hogy például a zenekarnak mekkora helye lesz vagy éppen hol tudjuk felépíteni a színpadot.

Ezt követően még egyszer utoljára pontosítunk a partnerekkel, hogy biztosan minden időben a helyén legyen. A rendezvény előtt pár nappal pedig kezdődnek a beszerzési folyamatok. Ezt követik a konyhai folyamatok egyeztetése a szakácsokkal, hogy ők is időben készíthessék elő és el az ételeket.

A dekoráció és a terítés, tehát az utolsó simítások a rendezvény napján vagy nagyobb helyszín esetén előtte való nap kezdődnek el.